Lễ tân văn phòng là gì? công việc, Vai trò đối với doanh nghiệp

Ở các Tập đoàn, doanh nghiệp có quy mô lớn, bộ phận lễ tân văn phòng đóng vai trò rất quan trọng. Tác động trực tiếp đến cơ hội hợp tác giao thương với khách hàng, đối tác. Thế nhưng, khá nhiều người lại chưa thực sự hiểu rõ cũng như đánh giá cao về vị trí lễ tân văn phòng. Vậy cụ thể lễ tân văn phòng là gì? Kỹ năng và vai trò của lễ tân văn phòng đối với doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng Quản Lý Bất Động Sản tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Lễ tân văn phòng là gì?

Trợ lý hành chính hay lễ tân văn phòng là người thực thi những việc làm hành chính khác nhau như : tiếp đón khách, giao nhận thư, phân phối thông tin cho đối tác chiến lược, … Đồng thời có trách nhiệm như một tuyến liên lạc của công ty .
Công việc của một lễ tân văn phòng là :

  • Tiếp đón khách hàng, đối tác đến làm việc tại doanh nghiệp
  • Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng địa chỉ
  • Cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng bộ phận
  • Tiếp nhận và phân loại thư đến công ty hàng ngày
  • Theo dõi an ninh văn phòng và tuân thủ việc kiểm soát ra vào công ty, phân phát thẻ cho khách hàng
  • Quản lý văn phòng phẩm tồn kho
  • Nhận hoặc gửi thông tin tài liệu bằng máy tính, thư hoặc máy fax
  • Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty
  • Cập nhật thường xuyên các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng

lễ tân văn phòng là gìLễ tân văn phòng là người thực hiện những công việc hành chính khác nhau như: tiếp đón khách, giao nhận thư, cung cấp thông tin cho đối tác,…

>>>>> Xem thêm: Thư ký văn phòng là gì | Khái niệm, kỹ năng và mức lương

2. Kỹ năng của lễ tân văn phòng là gì?

Lễ tân văn phòng là một việc làm không quá khó nhưng cũng không hẳn là dễ, nhất là những người muốn trở thành một lễ tân văn phòng đa diện, toàn năng. Theo đó, ngoài trình độ thì lễ tân văn phòng còn phải nắm được những kiến thức và kỹ năng sau :

  • Phải duy trì phong thái điềm tĩnh, lịch sự và chuyên nghiệp
  • Phản ứng nhanh nhạy và khả năng giải quyết các tình huống phát sinh tốt
  • Biết cách gây thiện cảm với người đối diện
  • Không tham gia vào những cuộc đàm tiếu, tiết lộ thông tin bí mật của khách hàng hay nhân viên…

lễ tăn văn phòngBiết cách gây thiện cảm với người đối diện là một trong những kỹ năng cần thiết của lễ tân văn phòng

3. Vai trò của lễ tân văn phòng trong việc xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp

Lễ tân là người tiếp xúc tiên phong với đối tác chiến lược, người mua do đó hoàn toàn có thể nói lễ tân là bộ mặt quan trọng của doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp chuyên về dịch vụ, bộ phận lễ tân còn quan trọng hơn rất nhiều lần .

3.1. Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty

Thân thiện, gọn gàng, phong thái đi đứng chuẩn mực là nhu yếu chung mà những doanh nghiệp đưa ra cho lễ tân văn phòng bởi họ là bộ mặt của công ty. Khi lễ tân phân phối được những nhu yếu trên sẽ biểu lộ sự chuyên nghiệp của công ty .

3.2. Ảnh hưởng trực tiếp tới thương hiệu

Các doanh nghiệp nhỏ thường thì ít chú ý tới việc tuyển dụng lễ tân văn phòng. Nhưng hoàn toàn có thể nói lễ tân văn phòng đóng vai trò cực kỳ thiết yếu. Một số trường hợp công ty quốc tế hay công ty đa vương quốc là đối tác chiến lược, lễ tân thông thoại ngoại ngữ sẽ nâng tầm tên thương hiệu của doanh nghiệp .
quy trình lễ tân văn phòngLễ tân văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới thương hiệu của doanh nghiệp

3.3. Duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác

Thái độ chuyên nghiệp, luôn bình tĩnh và giải quyết và xử lý nhạy bén những trường hợp khó là điều kiện kèm theo cần của một lễ tân. Bởi người mua có thiện cảm hay không với công ty nhờ vào vào điều đó .
Nếu một lễ tân văn phòng thiếu tự tin sẽ khiến người mua cảm thấy chán nản và nhìn nhận công ty thiếu hiệu suất cao. Hay giả sử một nhân viên cấp dưới lễ tân quá nóng nảy sẽ làm người mua khước từ hợp tác ngay khi tiếp xúc hoặc nhân viên cấp dưới chậm rãi sẽ làm việc làm bị ngưng trệ .
Vì vậy, lễ tân khi được giảng dạy chuyên nghiệp sẽ duy trì mối quan hệ với người mua và đối tác chiến lược lâu dài hơn cho công ty .

3.4. Là mắt xích không thể thiếu

Tiếp khách, trực điện thoại cảm ứng, nhân thư từ và thông tin kịp thời giúp việc làm diễn ra thuận tiện. Do đó, lễ tân văn phòng là mắt xích không hề thiếu trong công ty, doanh nghiệp. Hơn nữa, lễ tân còn có vai trò trung gian liên kết người mua với doanh nghiệp .
có nên làm lễ tân văn phòngLễ tân văn phòng là mắt xích không thể thiếu đối với công ty, doanh nghiệp lớn

Như vậy, Quản Lý Bất Động Sản vừa cùng các bạn tìm hiểu chi tiết về định nghĩa, vai trò của lễ tân văn phòng như: lễ tân văn phòng là gì, kỹ năng và vai trò của lễ tân văn phòng đối với doanh nghiệp. Hi vọng, qua bài viết các bạn sẽ có được lựa chọn đúng đắn về việc có nên tìm kiếm vị trí lễ tân văn phòng cho doanh nghiệp mình hay không?

>>>> Xem thêm: Hành chính văn phòng là gì? Điều kiện để làm hành chính văn phòng

5/5 – ( 6 votes )

Continue Reading

Bài viết liên quan